Prva konkretna lekcija na fakultetu meni je bila kako napisati "službeni" e-mail profesoru.
"Ne smijete mi napisati 'Poštovani kolega', jer ja nisam vaš kolega", ljutito je rekao jedan profesor. Nekome od studentata očito je "slava udarila u glavu", kada je profesor svoj odgovor na e-mail započeo upravo tom frazom. Nismo razumjeli da on zapravo studentima pokazuje poštovanje, ali ne želi pomicati graanicu između sebe i studenata. Idućih desetak minuta proveo je objašnjavajući strukturu mejla, zahtjevajući da poruka sadrži početni i završni pozdrav, a između pitanje studenta, postavljeno jasno, ali ne previše izravnim, već pomirljivim tonom.
Poruke elektroničke pošte (e-mailove) od tog dana shvaćam mnogo ozbiljnije, nastojeći izbjeći tehničke pogreške i pročitati poruku prije slanja barem nekoliko puta. Prekratki odgovor nije opcija, prenosi Express.hr, iako nam se on ponekad čini jedini logičan. Opcija koja u pisanju mejlova izaziva najviše pogrešaka i krivice jest "Odgovori svima". Grupni odgovor rijetko ima smisla u ozbiljnim poslovnim razgovorima, jer ostavlja prostor za velike nesporazume. "Predmet" je posebno problematičan dio e-maila, jer se često čini da, što god da napišete, jednostavno nema smisla. Kroz taj "naslov" najbolje je otovreno nametnuti temu razgovora preko ekrana. Izbjegavajte "vrištanje" velikim slovima i radije odaberite nešto neutralno i pomalo dosadno.
U samoj poruci imat ćete dovoljno prostora biti kreativni i pridobiti čitateljevu pažnju. Želite li brzi odgovor, jasno postavite pitanje i pomirljivo napomenite da očekujete odgovor. Neka poruka ne bude robotska, izrazite svoje mišljenje. U privatnim porukama ima mjesta za "smajliće", ali u poslu ih moramo izbjegavati. Koliko god pazite na gramatiku, najveću ozbiljnost pokazat ćemo ako držimo distancu jednako kao i u razgovoru uživo, poštujući poslovnu hijerarhiju. Ako ste u dvojbi, odaberite isti način komunikacije koji koristite sa tom osobom razgovarajući uživo. Nemojte biti pretjerano hrabri preko ekrana. Takvo eksperimentiranje ostavite za dopisivanja s prijateljima.
Na kraju, najvažnije je ne rješavati e-mailom stvari koje se moraju rješavati uživo. Ako postoji opasnost da će doći do nesporazuma ili konflikta, izbjegavajte ekrane i zatražite sastanak uživo. Gledanje oči u oči smanjit će prostor za manipuliranje i pretjerane reakcije, kakvima smo često skloni neposredno prije nego kliknemo "Pošalji".
Autorica: Ivona Šeparović
